Apostille i legalizacja dokumentów
Dla firm i osób prywatnych planujących wykorzystanie ważnych dokumentów handlowych, sądowych, urzędowych poza granicami Polski, eksperci Tias świadczą profesjonalne usługi w zakresie legalizacji dokumentów i nadawania dokumentom klauzuli apostille. W zależności od tego, czy dany kraj, gdzie będzie wykorzystywany dokument, podlega Konwencji Haskiej[1] czy też nie, rozróżnia się procedurę nadania apostille (sygnatariusze Konwencji Haskiej) lub procedurę legalizacji dokumentu (pozostałe kraje).
Co to jest apostille?
To poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu, jest autentyczny i że można posługiwać się nim na terenie konkretnego kraju. Nadawaniem apostille zajmuje się Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Procedura dotyczy wyłącznie krajów, które są sygnatariuszami ww. Konwencji Haskiej (np. Korea Południowa, kraje Unii Europejskiej, Ukraina, Serbia, Norwegia, USA).
Obraz 1: Apostille w formie zadrukowanej naklejki, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem.
Co to jest legalizacja dokumentu?
To poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu i że jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Zalegalizowany w MSZ dokument może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa dopiero po dokonaniu dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa akredytowanym na terytorium RP.[2] Legalizacja dokumentów dotyczy krajów pozostałych, tj. takich, które nie są stroną ww. Konwencji Haskiej (np. Egipt, Turkmenistan, Kuba).
Obraz 2: Legalizacja w formie zadrukowanej naklejki, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem.
Jakie dokumenty podlegają procedurze legalizacji bądź nadawania klauzuli apostille?
Są to dokumenty urzędowe w postaci papierowej lub pisma zawierające urzędowe poświadczenia. Należą do nich między innymi
- dokumenty sądowe,
- dokumenty handlowe,
- dokumenty notarialne,
- odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego,
- odpisy z CEIDG,
- dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe (m.in. dyplomy),
- dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe,
- dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne,
- świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne,
- zaświadczenia o niekaralności,
- dokumenty dotyczące kwalifikacji w zawodach medycznych,
- dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze,
- inne dokumenty urzędowe.
Zakres usług TIAS
Procedura uzyskania legalizacji czy klauzuli apostille wymaga realizacji szeregu kroków prawnych, urzędowych
czy administracyjnych. Jest też rozłożona w czasie. W zależności od rodzaju dokumentu potrzebne jest często jego tłumaczenie przysięgłe czy wcześniejsze uwierzytelnienie, np. w kancelarii notarialnej, sądzie, Krajowej Izbie Gospodarczej, ministerstwie czy w innej instytucji lub urzędzie. Eksperci TIAS zajmują się kompleksową obsługą legalizacji dokumentów, jak i nadawaniem im klauzuli apostille. Poniżej prezentujemy najważniejsze świadczone w tym zakresie usługi:
- konsultacje dotyczące sposobu przygotowania dokumentów, przebiegu, kosztów i czasu trwania procesu,
- poświadczenia notarialne,
- umawianie wizyt urzędowych,
- wizyty w imieniu klienta we właściwych urzędach, sądach, instytucjach, ministerstwach, konsulatach,
- wypełnianie wniosków,
- wnoszenie opłat skarbowych,
- tłumaczenia przysięgłe dokumentów,
- wysyłka dokumentów do kraju docelowego w imieniu klienta.
Jakie są korzyści legalizacji dokumentów i uzyskania klauzuli apostille przez TIAS?
- wieloetapowy i czasochłonny proces realizowany w całości w jednym miejscu, tj. przez profesjonalny zespół TIAS,
- prowadzenie wszelkich usług, załatwianie formalności, opłat urzędowych, wizyty w urzędach bez konieczności angażowania klienta,
- szybka i sprawnie realizowana usługa dzięki kompetencji, wiedzy i doświadczeniu ekspertów TIAS.
Ten złożony, kilkuetapowy, czasochłonny i wymagający proces może przebiegać szybko i sprawnie.
Skontaktuj się z nami!
[1] Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r
[2] Legalizacja - Ministerstwo Spraw Zagranicznych - Portal Gov.pl (www.gov.pl)
Zobacz również
Rewolucja w przeciwdziałaniu mobbingowi i dyskryminacji
Nowa definicja mobbingu oraz rozszerzone pojęcie dyskryminacji to tylko niektóre zmiany, które obejmuje rządowy projekt zmiany Kodeksu Pracy, jaki w lutym 2026 r. trafił do Sejmu. Proponowane przepisy znacząco rozszerzają ochronę pracowników i nakładają na przedsiębiorców jako pracodawców nowe, konkretne obowiązki w zakresie kształtowania kultury pracy. Poniżej przedstawiamy Państwu podsumowanie proponowanych zmian.
.png){kind=spacer}
Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy opublikowana - nowe przepisy to rewolucja, warto dobrze się do nich przygotować.
W dniu 7 kwietnia 2026 r. w Dzienniku Ustaw RP opublikowano nowelizację ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Oznacza to, że proces legislacyjny został zakończony, termin wejścia w życie nowych przepisów rozpoczął swój bieg, a Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania do nowych realiów prawnych, które mogą w istotny sposób wpłynąć na umowy cywilnoprawne w firmach.
Rozwijamy praktykę nieruchomości
W odpowiedzi na rosnące potrzeby rynku otworzyliśmy nowy Departament Real Estate, który zapewnia kompleksowe wsparcie inwestorów na każdym etapie cyklu życia projektu – od strukturyzacji i due diligence, przez komercjalizację, aż po exit.